Les procédures d'assemblée : la tenue d'une réunion du CG

 

Normalement les réunions du CG sont ouvertes au public. Elles peuvent toutefois être fermées au public lorsqu’il est nécessaire de discuter délicates et confidentiels notamment des questions suivantes :
• Information dont le caractère confidentiel est garantie par la loi,
• Renseignements personnels,
• Information qui pourrait porter atteinte au caractère confidentiel d’une information reçue de d'autres paliers du mouvement ou de parents et intervenants,
• Consultation juridique, information protégée ou avis donnés au groupe par un avocat,
• Litiges ou litiges éventuels touchant le groupe.

 

Lorsque la réunion est ouverte, le président inclut une ou deux périodes de question pour le public dans l'ordre du jour de l'assemblée délibérante.

 

Droit de parole

 

Seuls le membres du CG participent à la délibération et le public pourra poser des questions lors de période de questions.

Tout membre doit lever la main et attendre que le président d'Assemblée lui donne la parole. (Seulement le président peu accorder le droit de parole.) L'intervention doit être limitée au sujet débattu au moment.

 

Décisions

 

Un conseil ne peut pas prendre de décisions à une séance ordinaire ou extraordinaire du conseil à moins d’avoir le quorum. Un quorum désigne la majorité des membres du conseil.

 

Les documents suivants peuvent être consultés et examinés par les membres du public si demandé :

• Procès-verbaux adoptés des réunions ordinaires et extraordinaires du conseil,
• États financiers,
• Budget adopté.

 

Des copies ne seront pas remis au public.

 

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Le Code Morin en Bref

 

(Source: www.com.ulaval.ca - www.aecpul.com.ulaval.ca/PDF/CodeMorin.pdf

 

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Les réunions des CG utilisent le Code Morin comme code de procédures. Ce résumé a pour but d'expliquer de façon simple et succincte les procédures de base d'une réunion d'assemblée basées sur le Code Morin.

 

Le Code Morin, principal code de procédures utilisé au Québec, est une expression désignant le livre Procédures des assemblées délibérantes, publié pour la première fois en 1938 par le notaire québécois Victor Morin.

 

Pour plus de détails, se référer au document intégral du Code Morin.

 

1- Le président d'Assemblée

 

• Facilite le déroulement de la réunion.
• Procède à l'ouverture de la réunion puis la préside.
• Accorde le droit de parole/dirige les discussions de l'Assemblée dans le respect des procédures.
• Rappelle à l'ordre tout membre qui ne respecte pas les procédures et/ou le décorum.
• Décide des points d'ordre/peut faire des sanctions publiques lorsqu'elles s'imposent.
• Doit être impartial sauf s'il y a égalité dans un vote; dans un tel cas, il doit décider si la proposition est acceptée ou non.

 

2- Ouverture de la réunion

• Le président d'Assemblée appelle les membres à l'ordre, fait la lecture de l'ordre du jour puis demande normalement le vote (dans le cas des assemblées générales de copropriétaires cependant, les points à l’ordre du jour sont fixés par l’article 1087 du Code civil du Québec).
• Demande s’il y a ajout au point Varia.
• Déclare l’Assemblée ouverte.

 

3- Droit de parole

• Tout membre de l’Assemblée a le droit de s'exprimer en réunion: il doit lever la main et attendre que le président d'Assemblée lui donne la parole.
• L'intervention doit être limitée au sujet débattu.

Le président d'Assemblée a le droit de limiter la durée de même que le nombre d'interventions pour chaque sujet.

 

4- La proposition principale

• N'importe quel membre votant de l'Assemblée peut formuler une proposition en autant que celle-ci porte sur le point débattu à l'ordre du jour.

Le «proposeur» doit attendre que le président d'Assemblée lui donne la parole, puis doit énoncer sa proposition comme suit: "Monsieur le président, je propose que..."

• La proposition doit ensuite être appuyée comme suit: "Monsieur le président, j'appuie."

Une proposition est apportée lorsqu'on veut qu'une décision soit prise sur le sujet discuté.

 

5- L'amendement

• Sert à apporter une modification à la proposition principale.
• Doit porter sur la proposition débattue/doit être proposé et appuyé.

Un membre qui propose un amendement doit en principe être d'accord avec la proposition et ne vouloir changer qu'un détail (le sens de la proposition doit demeurer le même).

 

6- Le sous-amendement

• C'est un amendement à un amendement qui a pour but de modifier un détail.
• Doit être proposé et appuyé.

On peut seulement faire un (1) amendement et un (1) sous-amendement à la même proposition principale.

 

Lorsqu'une proposition a reçu un amendement et un sous-amendement, les discussions, suivies du vote, doivent se faire dans l'ordre suivant: le sous-amendement, l'amendement et se terminer avec la proposition principale.

 

7- Le vote

• A lieu à la fin d'un débat lorsque le président d'Assemblée pose officiellement la question débattue et demande ensuite le vote.
• Peut se faire à main levée ou par scrutin secret (tout membre votant peut l'exiger).

En général un vote requiert 50% +1, sauf dans certains cas où il devra être 2/3, 3/4 ou encore unanime. Si le «proposeur» reprend la parole, il conclut la discussion et le président d'Assemblée demande immédiatement le vote.

 

8- Question préalable et/ou demande de vote

• Sert à mettre fin à tout débat lorsqu'un membre croit qu'il est temps de prendre une décision/un vote.
• Le membre doit demander la parole au président d'Assemblée puis poser la question préalable ou demander le vote.
• Lorsque cette demande est faite, le président exige (sans discussion) le vote de l'Assemblée.

La question préalable requiert les 2/3 de l’Assemblée pour être adoptée. Si tel est le cas, seul le «proposeur» peut conclure la discussion et le vote s'en suivra.

 

9- Proposition déposée sur le bureau

• Lorsque l'Assemblée a débattu un sujet, épuisé les idées et qu'aucune solution ne semble émerger de la discussion, un membre peut alors demander que la question soit déposée sur le bureau.
• La question est donc remise à plus tard et ce, jusqu'à ce que quelqu'un la ramène en discussion.

 

Cette proposition doit être faite et appuyée sans discussion ou amendement et le vote doit rallier la majorité simple de l'Assemblée (50% + 1).

 

10- Point d'ordre

• Utilisé lorsqu'un membre croit que les procédures ne sont pas respectées/pour énoncer une objection.
• Doit être formulé comme suit: "Monsieur le président, point d'ordre."
• Le président d'Assemblée prend la décision pour ou contre l'objection.

 

11- Point d'information

• Utilisé lorsqu'un membre ne comprend pas les procédures à une question concernant le point débattu.
• Peut se faire à n'importe quel moment de la réunion.
• Doit être formulé comme suit: "Monsieur le président, point d'information."

 

12- Point de privilège

• Utilisé lorsqu'un membre croit que ses droits ne sont pas respectés/que le déroulement de la réunion est incorrect.
• Peut se faire à n'importe quel moment de la réunion.
• Doit être formulé comme suit: "Monsieur le président, point de privilège."

 

13- Déroulement typique d'une proposition venant de l’Assemblée

• Le «proposeur» présente sa motion lors de discussion d’un point à l'ordre du jour.
• Un autre membre appuie la motion.
• La motion est remise par écrit à la secrétaire d'Assemblée.
• Le «proposeur» ouvre le débat et explique sa motion.
• Il peut ensuite répondre à des questions lors du débat mais ne peut pas reprendre la parole sans quoi il clôt le débat.
• Après le temps prévu pour le débat, le président d'Assemblée demande le vote.
• La proposition est alors adoptée ou défaite.